Tijdens de fysieke bijeenkomst informeren we u over de overname.

We stellen ons aan u voor, vertellen hoe onze dienstverlenging eruitziet, waarom we integreren, en wat de bijbehorende tijdslijnen zijn.

We bespreken de voordelen en veranderingen, en beantwoorden uw vragen, zodat iedereen volledig op de hoogte is wat er gaat komen.

Voor een persoonlijke aanpak voeren we individuele gesprekken met alle tussenpersonen.

Hierin bespreken we specifieke behoeften en kijken we samen hoe we de samenwerking zo goed mogelijk kunnen vormgeven.

De huidige samenwerkingsovereenkomst wordt opgezegd en gelijktijdig worden vervangen door een nieuwe overeenkomst met Heinenoord Assuradeuren. De nieuwe samenwerkingsovereenkomst zal tijdens de individuele gesprekken worden besproken. Dit zorgt ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over de samenwerking en welke voorwaarden daarbij gelden en wat we van elkaar kunnen verwachten.

In de integratiefase zorgen we ervoor dat alle processen, systemen en diensten naadloos aansluiten bij de nieuwe situatie.

Ons doel is om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, zodat u zich kunt blijven richten op uw klanten.

Na de integratie bent u onderdeel van het netwerk van Heinenoord Assuradeuren en krijgt u toegang tot een uitgebreid aanbod aan volmachten en diensten.

Vanaf deze datum lopen de polissen bij Heinenoord Assuradeuren.

Voor de zeer beperkte groep wiens naam op dit moment wordt vermeld op het bankafschrift, zullen wij tijdens de 1-op-1 gesprekken maatwerkafspraken maken.

Onze communicatie bestaat uit verschillende uitingen. We kunnen deze indien gewenst voorzien van uw logo. Ook kan er gebruik worden gemaakt van uw eigen briefpapier. De polis vormt hierop in principe een uitzondering. Deze is alleen voorzien van het logo van Heinenoord Assuradeuren aangezien wij de verzekeraar zijn. De criteria waaraan moet worden voldaan om ook op de polis een eigen logo te plaatsen, bespreken we in de 1-op-1 gesprekken. Uiteraard vermelden wij wel duidelijk zichtbaar op de polis uw naam als zijnde de tussenpersoon en is het voorblad zoals gezegd op verzoek uw briefpapier.

Het huidige debiteurenproces van VDRD wordt aangepast zoals in onze nieuwsbrief met verzenddatum 19 december 2024 vermeld. Heeft u deze niet meer, kunt u dit laten weten via marketing@heinenoord.nl. Wij sturen het u graag toe.

Hieronder vindt u de provinciale aanstellingen van Heinenoord Assuradeuren.

Beschikt u over een I09-nummer, dan kunnen wij vanuit Heinenoord Assuradeuren documentatie via ADN aan u doen toekomen. Beschikt u over een connect postbus-nummer, dan kunnen wij verzenden via Aplaza

Medio juni informeren we alle eindklanten over de integratie van VDRD Assuradeuren in Heinenoord Assuradeuren.

Hieronder vindt u de communicatie:

brief eigen kantoor

brief verzamelkantoor (incl gewijzigd rekeningnummer)

Om goed voorbereid te zijn op de integratie van 28/29 juni, hebben we inmiddels drie proefconversies uitgevoerd. Deze testen geven ons waardevolle inzichten en zorgen ervoor dat we met vertrouwen toewerken naar de definitieve integratie.

Ook aan de inrichting van ANVA is gewerkt: deze is nu gereed zodat alle polissen straks op de juiste wijze worden opgenomen binnen Heinenoord.
Met AWI zijn duidelijke afspraken gemaakt over het exporteren van documenten. Dit proces start op 23 juni. Houd er rekening mee dat AWI vanaf dat moment tot 30 juni beperkt beschikbaar zal zijn. Verdere informatie over dit proces en de impact volgt.

We liggen goed op koers en zetten gezamenlijk de laatste stappen richting een succesvolle integratie.  

Op 13 juni informeerden wij u over de aankomende integratie en de gevolgen daarvan voor het functioneren van AWI. In deze update lichten wij graag de bredere impact toe, onder andere op de ANVA-omgeving van VDRD en enkele bijbehorende processen.

• Onbeschikbaarheid van AWI en ANVA vanaf 24 juni 14:00 uur
  Vanaf dinsdagmiddag zullen zowel de AWI-omgeving als de ANVA-omgeving van VDRD niet meer beschikbaar zijn. Dit betekent dat gedurende deze periode geen mutaties, royementen of nieuwe aanvragen kunnen worden verwerkt. Alle binnenkomende verzoeken worden zorgvuldig verzameld en na afronding van de integratie opgepakt binnen de ANVA-omgeving van Heinenoord.
• Effect op financiële afhandeling
  De integratie kan daarnaast een tijdelijke invloed hebben op financiële stromen. In sommige gevallen kan het voorkomen dat uitbetalingen of verrekeningen iets later plaatsvinden dan u gewend bent. Wij streven ernaar eventuele vertragingen tot een minimum te beperken.
  Wij hebben de nodige maatregelen genomen om dit proces zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen en danken u bij voorbaat voor uw begrip en vertrouwen in deze overgangsfase. Mocht u vragen hebben of meer informatie wensen, dan kunt u uiteraard contact opnemen met uw vaste contactpersoon.

De incasso’s van de prolongatie vinden plaats op 10 juli.

Deze zijn op de gebruikelijke werkwijze in behandeling genomen. De nieuw gemelde schades via AWI (na integratie) zijn te vinden in uw nieuwe AWI-omgeving. Wilt u weten hoe u deze schades daar kan melden, verwijzen wij u graag naar de instructies die u vindt op deze pagina, onder het kopje ‘Webapplicatie AWI’.

Naar aanleiding van vragen die gesteld zijn door tussenpersonen informeren wij u hierbij over een beleidskeuze van Heinenoord Assuradeuren met betrekking tot de wijze van communicatie richting eindklanten.

Digitale communicatie als standaard
Heinenoord Assuradeuren heeft het beleid om alle correspondentie richting de relaties zoveel mogelijk digitaal te versturen. Daarom is bij de recente conversie gekozen om standaard alle communicatie via e-mail te laten verlopen.

Aanpassing in AWI
Om deze werkwijze te ondersteunen, is in AWI het veld ‘voorkeur berichtgeving’ bij het aanmaken of muteren van een relatie standaard ingesteld op ‘ja’ voor digitale verzending. Dit betekent dat alle nieuwe of gewijzigde relaties automatisch worden ingesteld op digitale communicatie.

Heeft u vragen over deze wijziging? Neem dan gerust contact met ons op.

Wij willen u informeren over een technische wijziging in AWI met betrekking tot producten van Heinenoord die via VDRD zijn gesloten.

Dubbele weergave in AWI
Wanneer een tussenpersoon via VDRD een Heinenoord-product heeft gesloten, wordt deze relatie momenteel tweemaal weergegeven in AWI Heinenoord. Dit betreft een tijdelijke situatie.

Samenvoeging van relaties
In de week na 13 juli worden deze dubbele relaties samengevoegd. Hierdoor komt alle informatie voortaan onder één centrale relatie te staan, wat zorgt voor een overzichtelijker en efficiënter beheer.

In verband met de integratie van VDRD binnen Heinenoord informeren wij u graag over het facturatieproces en uw rol hierin als tussenpersoon.

Openstaande facturen – inzicht via AWI
U heeft als tussenpersoon via het AWI-portaal inzicht in de openstaande facturen van uw relaties. Hiermee kunt u eenvoudig monitoren welke nota’s nog niet zijn voldaan en – waar nodig – proactief contact opnemen met uw klant.

Klant ontvangt herinneringen vanuit Heinenoord
Facturen over de maand juni zijn – in verband met de overgang – nog verstuurd vanuit VDRD. Herinneringen en eventuele aanmaningen die daarop volgen, worden inmiddels rechtstreeks verstuurd vanuit Heinenoord. Dit kan voor uw klant verwarrend zijn, gezien de afzender wijzigt, maar dit is correct binnen het nieuwe proces.

Dagelijks overzicht naar tussenpersonen
Als tussenpersoon ontvangt u dagelijks een overzicht per e-mail van de klanten die een herinnering, aanmaning of ingebrekestelling hebben ontvangen. Op die manier bent u altijd op de hoogte van de actuele situatie bij uw eigen portefeuille.

Uw rol als tussenpersoon
Wij vragen u alert te blijven op achterstanden bij uw relaties. Door hen tijdig te benaderen of te ondersteunen, kunt u helpen betalingsachterstanden te voorkomen.

Mocht u vragen hebben dan kunt u contact opnemen met uw accountmanager.

Geen e-mailnotificaties bij nieuwe aanvragen of mutaties – werkwijze binnen Heinenoord

Binnen VDRD was u gewend om bij iedere nieuwe aanvraag of mutatie automatisch een e-mailnotificatie te ontvangen. Binnen Heinenoord Assuradeuren werkt dit proces anders:

U ontvangt géén automatische e-mailmelding bij nieuwe aanvragen of wijzigingen.

Het volledige verloop van bijvoorbeeld een nieuwe polis of mutatie is inzichtelijk via het AWI-portaal.

Hier kunt u op elk moment zelf de status en voortgang van dossiers volgen.

Verwerking aanvragen – Particulier en Zakelijk

Particuliere verzekeringen: De verwerking verloopt grotendeels STP (Straight Through Processing). Dit betekent dat aanvragen automatisch en direct worden verwerkt en polissen digitaal worden opgemaakt.

Zakelijke aanvragen of uitval: Wanneer een aanvraag niet automatisch verwerkt kan worden (uitval) of wanneer het een zakelijke aanvraag betreft, wordt deze handmatig opgepakt door een acceptant.

Als aanvullende informatie gewenst is, ontvangt u hierover een bericht via een conversatie in het AWI-portaal. Van dit type berichten ontvangt u wél een notificatie per e-mail.

Wij adviseren u om het AWI-portaal regelmatig te raadplegen voor actuele inzage in uw dossiers.

Op verzoek hebben wij de koppeling met het Kamer van Koophandel beschikbaar gesteld in AWI. Hiermee is het mogelijk om enkele bedrijfsgegevens uit het KvK betreffende het bedrijf over te namen. Let wel op, hiermee kan het voor komen dat overgenomen gegevens niet kloppen t.o.v. de werkelijkheid van het betreffende bedrijf. Dit verantwoordelijkheid ligt nog steeds bij de adviseurs.

Middels de button Zoeken, kan men op basis van postcode/huisnummer het betreffende KvK nummer opzoeken. Vervolgens zal het KvK nummer worden gevuld.

Middels de button Ophalen bedrijfsgegevens, wordt het e.e.a. uit het Kamer van Koophandel geïmporteerd.

Verbeteringen rondom mutaties in AWI en VDRD-pakketten

De afgelopen periode hebben we hard gewerkt om zoveel mogelijk gemelde bevindingen op te lossen. Dank aan iedereen die issues heeft gemeld, op die manier verbeteren we samen onze dienstverlening.

Muteren in AWI
Een veelgehoorde melding ging over het niet kunnen muteren van polissen in AWI. Zoals eerder bericht is het niet mogelijk om polissen van niet-actuele producten te muteren. In de praktijk bleek echter dat ook actuele producten (dat zijn de producten die nu door verzekeraars worden aangeboden als je een nieuwe verzekering wilt afsluiten) niet muteerbaar zijn. Dit heeft te maken met het feit dat deze polissen nog in een VDRD-pakket zitten en AWI dit pakket niet herkent als een pakket waarin sommige producten gemuteerd kunnen worden.

Op dit moment wordt er gewerkt aan een oplossing:

•  Het VDRD-pakket wordt zo ingericht dat polissen van actuele producten wél gemuteerd kunnen worden.
•  Het pakketpolisblad is alleen gebouwd voor actuele producten. We zijn dit aan het ombouwen, zodat in een pakket met actuele en niet-actuele producten ook voor de niet-actuele producten een polisblad beschikbaar is.

De verwachting is dat in de week van 4 augustus het pakket deels te muteren valt.

Let op:  voor de niet-actuele producten in het VDRD-pakket blijft het Heinenoord mutatiebeleid gelden. Bij een mutatie: royeren en een nieuwe polis sluiten.

 Nieuwe polis sluiten
Bij het afsluiten van een nieuwe polis kan dit niet meer via het ‘oude’ VDRD-pakket. Hiervoor moet een nieuw pakket worden gekozen. Dat kan het Heinenoord-pakket zijn, maar ook het ASR- of NN-pakket. Op deze laatste twee genoemde pakketten is een pakketkorting.  We begrijpen dat dit een extra inspanning met zich meebrengt, maar we moedigen deze actie wel aan. De rationalisatie van de VDRD-pakketten zal in 2026 plaatsvinden. Zodra mogelijk zullen we hiervoor een duidelijk tijdspad afgeven

We begrijpen dat op sommige vlakken de afgelopen maand uitdagend was. Daarom willen we iedereen bedanken voor het geduld en vertrouwen terwijl wij werken aan structurele oplossingen.